사내 규정 물어보기

규정 챗봇이 실무에서 안 쓰이는 이유

사내 규정을 물어보면 답해주는 도구는 많습니다. 그런데 실제로 안 씁니다. 이유는 하나입니다 — 그 답을 믿고 결재를 올릴 수 없어서입니다.

답보다 근거가 중요합니다

"경조사 휴가는 5일입니다"라는 답을 받아도, 담당자는 결국 규정집을 열어 확인합니다. 틀렸을 때 책임지는 건 담당자니까요. 그러면 도구를 쓴 의미가 없습니다.

그래서 규정 질의응답에서 진짜 필요한 건 답이 아니라 답과 함께 몇 조 몇 항에서 나왔는지, 그리고 그 원문입니다. 원문이 같이 나오면 담당자는 그것만 읽고 판단을 끝낼 수 있습니다.

없는 규정을 지어내지 않는 것

더 위험한 건 없는 내용을 그럴듯하게 만들어내는 경우입니다. 규정에 없는 사항을 물었을 때 "규정에 없습니다"라고 답하는 것이 정답인데, 이게 의외로 어렵습니다.

해결 방법은 답변 범위를 등록된 문서 안으로 묶고, 인용한 조문이 실제 원문과 일치하는지 기계적으로 확인하는 것입니다. 일치하지 않으면 답을 내보내지 않습니다.

규정은 계속 바뀝니다

한 번 넣어두고 끝나는 시스템은 6개월 뒤에 틀린 답을 합니다. 규정이 개정됐는데 도구는 예전 버전으로 답하는 상황이 가장 위험합니다.

그래서 어떤 문서의 몇 년 몇 월 버전으로 답했는지가 답변에 함께 나와야 하고, 개정 시 교체 절차가 운영 문서에 정해져 있어야 합니다.

구축 순서

1. 답변 범위에 넣을 규정 문서를 정한다 (전부 넣지 않는다)
2. 문서마다 버전과 시행일을 기록한다
3. 질문에 답할 때 근거 조문과 원문을 함께 낸다
4. 인용문이 원문과 일치하는지 자동으로 확인한다
5. 범위 밖 질문은 "규정에 없음"으로 답하게 한다

자주 묻는 것