회의록 정리

회의록은 요약이 아니라 "다음 행동"이어야 합니다

회의록을 아무도 안 읽는 이유는 분명합니다. 줄글 요약이라서입니다. 회의가 끝나고 사람들이 알고 싶은 건 무슨 얘기가 오갔는지가 아니라 내가 뭘 언제까지 해야 하는지입니다.

세 가지만 남으면 됩니다

결정된 것, 결정되지 않은 것, 할 일. 이 셋으로 나누면 회의록이 짧아지고 쓸모가 생깁니다.

특히 "결정되지 않은 것"을 따로 적는 게 중요합니다. 대부분의 회의록은 결정만 적어서, 다음 회의에서 같은 논의를 처음부터 다시 합니다. 무엇이 왜 안 정해졌는지가 남아 있으면 다음 회의는 거기서 시작합니다.

할 일에는 담당과 기한이 붙어야 합니다

담당자가 없는 할 일은 아무도 안 합니다. 기한이 없는 할 일은 계속 밀립니다. 회의 중에 "그건 제가 볼게요"라고 말한 사람이 있으면 그게 담당이고, "다음 주까지"라고 했으면 그게 기한입니다.

녹취에서 이걸 뽑아내는 게 자동화의 핵심입니다. 정리 자체보다 담당·기한이 빠진 항목을 찾아서 표시해 주는 것이 실무에서 더 값어치 있습니다. 회의가 끝난 직후여야 그걸 채울 수 있으니까요.

캘린더까지 가야 실제로 굴러갑니다

회의록 문서에만 적힌 기한은 잊힙니다. 기한 있는 항목이 캘린더나 업무 도구에 들어가야 실제 일정이 됩니다.

그래서 회의록 정리의 마지막 단계는 기한 있는 할 일을 일정으로 내보내는 것입니다. 이 연결이 없으면 회의록은 다시 읽히지 않는 문서가 됩니다.

정리 순서

1. 녹취록이나 메모를 그대로 넣는다 (다듬지 않아도 된다)
2. 결정 / 미결정 / 할 일로 나눈다
3. 할 일마다 담당과 기한을 붙이고, 빠진 것은 표시한다
4. 빠진 항목을 회의 직후에 채운다
5. 기한 있는 항목을 캘린더로 내보낸다

자주 묻는 것